Cindy Alofsen, Hartekamp Groep – Training interne auditoren

 

“Zelf heb ik ervaren dat het voeren van gesprekken bij een audit heel anders is dan het voeren van ‘gewone’ onderzoekende gesprekken in de zorg. We hebben ook veel praktische handvatten gekregen die helpen bij het opzetten van de auditstructuur, het draaiboek en de audits zelf. We kunnen hiermee goed verder.”

De vraag: nieuw team trainen

De Hartekamp Groep is een organisatie die zorg levert aan mensen met een verstandelijke beperking in de regio Kennemerland. Er wordt een breed scala aan zorg verleend aan ca. 1.600 cliënten, door ongeveer 1.900 medewerkers en 600 vrijwilligers. De Hartekamp Groep heeft enkele jaren geleden het kwaliteitsmanagementsysteem anders ingericht. In het kader van deze overgang is men bezig om de PDCA-cyclus (nog) beter te borgen. Een van de initiatieven is het aanstellen van een nieuw team van interne auditoren. Om deze interne auditoren extra bagage te geven, is De Impuls voor de Zorg gevraagd om een in-company training te ontwikkelen en verzorgen gericht op het organiseren en uitvoeren van waarderende audits.

Cindy: “Voor het nieuwe team was het uitvoeren van audits helemaal nieuw. We wilden hen goed op gang helpen zodat zij competenties en meer handvatten zouden hebben voor het uitvoeren van audits in lijn met de visie van de organisatie.”

De uitvoering: actief meedenken en adviseren

Sandra van Dalen, adviseur van De Impuls voor de Zorg, ontwikkelde een in-company training bestaande uit drie dagdelen. Het verschil tussen ‘traditioneel’ en ‘waarderend’ auditen, informatie verzamelen vanuit verschillende bronnen, gespreksvaardigheden en de omgang met toetsingskaders kwamen aan de orde. Maar ook het maken van aan draaiboek, het voorbereiden en uitvoeren van een audit, het beoordelen en waarderen, de evaluatie en rapportage. Allemaal gekoppeld aan de context van de Hartekamp Groep. Sandra: “De deelnemers waren startende auditoren en hadden wel wat tijd nodig om zich de denk- en werkwijze van auditen meer eigen te maken.” Cindy voegt toe: “Het was heel fijn dat Sandra actief meedacht, adviseerde en het programma waar nodig aanpaste. Zo sloot ze heel goed aan bij de mogelijkheden en het niveau van de deelnemers.”

De uitkomst: veel praktische handvatten

Tussen de trainingen kregen de deelnemers huiswerkopdrachten, waarmee ze het geleerde in de praktijk konden brengen. Cindy: “De deelnemers waren erg enthousiast. Ze voelen zich nu meer zeker bij het organiseren en uitvoeren van interne audits. De oefeningen en informatie hebben veel inzicht gegeven over hoe je op een waarderende manier informatie verzamelt. Zelf heb ik ervaren dat het voeren van gesprekken bij een audit heel anders is dan het voeren van ‘gewone’ onderzoekende gesprekken in de zorg. We hebben ook veel praktische handvatten gekregen die helpen bij het opzetten van de auditstructuur, het draaiboek en de audits zelf. We kunnen hiermee goed verder.”

Toegevoegde waarde: vooraf doorvragen en opties bespreken

Cindy: “We hebben op een prettige manier samengewerkt met De Impuls voor de Zorg. Ze hadden veel kennis van zaken en dat gaf vertrouwen. Bij de uitvraag werd goed doorgevraagd en we hebben toen verschillende opties besproken. En gedurende het hele traject is er regelmatig afgestemd. Samen hebben we besloten om af te zien van een dagdeel ‘train-the-trainer’. De auditoren willen zelf eerst meer ‘vlieguren’ maken.”

En nu verder…

Cindy vertelt: “De regiegroep kwaliteit is bezig met het doorontwikkelen van het kwaliteitsmanagementsysteem. Zo moeten de audits nog steviger worden ingebed in het geheel. Als alles goed is neergezet, kunnen de uitkomsten van de audits nog beter gebruikt worden voor het verder leren en ontwikkelen. Dat is natuurlijk het doel.”